ETIKA BERTELEPON

ETIKA BERTELEPON

Sebenarnya komunikasi melalui telepon itu lebih sulit dari pada berhadapan langsung. Karena teknik menelepon yang baik sangat berpengaruh dalam menciptakan citra positif perusahaan.

1.        Cara bertelepon dengan baik

Hal hal/cara yang harus di perhatikan dalam bertelepon dengan baik sebagai berikut :

·         Angkat dan jawab telepon pada saat bordering jangan sampai lebih 3 kali bordering

·         Berikan salam dengan ramah

·         Perkenalkan diri namadan perusahaan

·         Hindari perkataan “halo”

·         Bersikap bijaksana dalam menanggapi telepon, tidak dengan marah atau emosi

·         Jangan terlalu lama berbicara, jangan bertele-tele, hindari perkataan yang tidak berguna

·         Jangan menggunakan telepon ditempat kerja untuk kepentingan pribadi

·         Dengarkan dengan baik isi pembicaraan

·         Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan

·         Jangan berbicara sambil makan

·         Jangan basa-basi

·         Catat hal-hal yang penting

·         Akhiri pembicaraan dengan mengucapkan terima kasih

·         Letakkan gangang telepon dengan perlahan dan tepat

2.      Etika menerima panggilan telepon

-        Angkat gagang telepon dengan tangan kiri, tangan kanan memegang bolpoin dan menyiapkan kertas

-        Setelah memberi jawaban salam serta menyebut nama dan identitas perusahaan. Langkah selanjutnya adalah menanyakan identitas penelepon

-        Jika pimpinan sedang tidak ada di tempat, kitadapat mengatakan pimpinan sedang tidak berada ditempat

-        Catat semua pesan yang disampaikan ke dalam lembar pesan telepon (block note) dan minta penelepon memberikan identitas secara lengkap terutama nama dan nomor telepon

-        Mengulang atau menanyakan kembali semua hal penting yang telah dicatat

-        Sampaikan dengan segera pesan tersebut kepada yang berhak menerima

-        Setelah pembicaraan selesai dan mengucapkan salam serta terima kasih, letakkan gangang telepon

3.      Etika melakukan panggilan telepon

a.      Sebelum menelepon

·         Siapkan nomeor telepon yang akan dihubungi

·         Sediakan buku catatan untuk mencatat pembicaraaan hal-hal yang penting

b.     Saat menelepon

·         Bila sudah tersambung sebutkan identitas perusahaan dan maksud menelepon

·         Utarakan dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan menelepon

·         Jika yng dituju sedang tidak berada ditempat, tinggalkan pesan dengan jelas dan singkat

c.      Mengakhiri pembicaraaan

·         Bila pembicaraan sudah cukup,ucapkan terima kasih dan salam penutup

·         Apapun isi atau pembicaraan, letakkan gagang telepon dengan perlahan untuk menghindari kesan marah

 

 Agar lebih mudah untuk memahami,berikut ini ada contoh cara telepon dengan baik dan benar