PENGURUSAN SURAT SISTEM BUKU AGENDA

PENGURUSAN SURAT SISTEM BUKU AGENDA

Pengurusan surat sistem buku agenda adalah pengurusan surat dengan menggunakan buku agenda sebagai pencatatan baik untuk surat masuk maupun surat keluar. Sistem ini cocok untuk kantor-kantor yang volume surat meyuratnya sedikit oleh karena itu dalam sistem ini menggunakan asas sentralisasi.

Hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam buku agenda

1.      Buku agenda : buku yang berukuran folio garis untuk mencatat surat masuk.

Buku agenda ada 3 jenis :

·         Buku agenda berpasang : buku agenda yang terdiri dari 1 buku tetapi lembar kiri untuk mencatat surat masuk sedangkan lembar sebelah kanan untuk mencatat srat keluar.

·         Buku agenda kembar : buku agenda yang terdiri dari 2 buku satu buku untuk mencatat surat masuk, satu buku untuk mencatat surat keluar

·         Buku agenda tunggal : buku agenda yang disiapkan satu buah buku baik surat masuk maupun surat keluar secara urut

2.      Buku ekspedisi : buku berukuran folioyang berukuran 10x33 cm yang berfungsi untuk bukti tanda terima

Buku ekspedisi dibagi menjadi 2 jenis:

-        Buku ekspedisi interen : buku ekspedisi yang berfungsi untuk menyampaikan surat dari satu bagian ke bagian lainnya dalam suatu kantor.

-        Buku ekspedisi ekstern : buku ekspedisi yang berfungsi untuk menyampaikan surat dari satu kantor ke kantor lainnya

Ini merupakan contoh buku ekspedisis

3.      Cap agenda : cap berukuran 4x6 cm yang berfungsi sebagai bukti bahwa surat sudah dicatat dibuku agenda (khusus untuk surat masuk).

4.      Desposisi :perintah singkat dari pimpinan terhadap surat masuk

      

Desposisi terdiri dari 4 macam :

a.     Desposisi langsung : desposisi yang langsung di tulis pada surat masuk di tempat yang kosong

b.     Desposisi tidak langsing : desposisi yang menggunakan lembaran tersendiri

c.     Desposisi rep (reproduksi) : desposisi yang memerlukan tindak lanjut

d.     Desposisi dep (deponeren)/simpan : desposisi yang tidak perlu di tindak lanjuti dan langsung simpan

ini merupakan video yang berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan keluar  sistem buku agenda